Кассовые чеки не подтверждают расходы
Вы купили что-то для бизнеса, получили чек ККТ, отнесли расход на себестоимость. Логично? Для многих — да. Для налоговой — нет. Постановление Арбитражного суда Московского округа (дело № А40-186566/2024, сентябрь 2025 года) ещё раз подтвердило: одного кассового чека недостаточно, чтобы признать расход.
Компания проиграла спор, расходы не приняли, налог доначислили. Разберём, почему так произошло и как правильно документировать затраты, чтобы налоговая их признала.
Кассовый чек 2025: что говорит закон
Статья 252 НК РФ устанавливает три условия для признания расходов:
Документальное подтверждение. Вы должны доказать, что расход произошёл. Экономическая обоснованность. Затрата должна быть разумной и необходимой для бизнеса. Направленность на получение дохода. Расход связан с вашей деятельностью, а не с личными нуждами.
Все три условия обязательны. Нет хотя бы одного — расход не принимают. Кассовый чек подтверждает только факт оплаты, но не отвечает на главные вопросы: кто платил, зачем и как это связано с бизнесом?
ККТ — почему его недостаточно
Кассовый чек — это первичный документ. Он фиксирует, что вы купили товар или услугу, когда и за какую сумму. Но он не раскрывает:
Кто совершил покупку. В чеке нет данных о покупателе. Это мог быть ваш сотрудник, подрядчик, случайный человек. Налоговая не может установить, что деньги потратила именно ваша компания.
Для чего купили. Чек показывает, что вы приобрели канцелярию, топливо или услуги. Но не объясняет, зачем. Для производства? Для офиса? Для перепродажи? Для личных нужд директора?
Как это связано с доходом. Вы купили ноутбук. Он нужен для работы бухгалтера или это подарок родственнику? Чек этого не покажет.
Суд в деле № А40-186566/2024 прямо указал: чек ККТ подтверждает только факт расчётов, но не позволяет чётко установить, кем и в каких целях были произведены расходы. А значит, сам по себе он не может быть документом, подтверждающим затраты для налогообложения.
Встречали ситуацию, когда бухгалтер собирает чеки от сотрудников, подшивает их в папку и считает, что расходы оформлены? Налоговая думает иначе.
Что должно быть кроме чека
Чтобы расход признали, вам нужен полный комплект документов. Чек ККТ — лишь один элемент цепочки. Вот что ещё требуется:
Документы, подтверждающие назначение покупки
Служебная записка. Сотрудник объясняет, зачем нужна покупка. Например: «Прошу приобрести картриджи для принтера HP LaserJet в отделе продаж. Старые закончились, без них невозможно печатать договоры и акты для клиентов».
Приказ или распоряжение руководителя. Директор утверждает необходимость расхода. Это показывает: покупку одобрило ответственное лицо, она не случайна.
Документы, подтверждающие связь с бизнесом
Акт приёма-передачи. Товар или услугу получили, проверили, приняли к учёту. Акт подписывают ответственные лица, ставят печати (если они есть).
Товарная накладная или акт выполненных работ. Если покупаете у организации или ИП, запросите эти документы. Они содержат детализацию: наименование, количество, цену, реквизиты сторон.
Документы, подтверждающие назначение ответственных лиц
Авансовый отчёт. Если сотрудник тратит деньги подотчёт, он обязан отчитаться. В авансовом отчёте указывают: кто потратил, на что, сколько, когда. К отчёту прикладывают чеки и другие подтверждающие документы.
Доверенность. Если покупку совершает не директор, а сотрудник, оформите доверенность. Она подтверждает: человек действовал от имени компании, а не в личных целях.
Документы, объясняющие экономический смысл
Смета или калькуляция. Почему купили именно это? Почему по этой цене? Сравнивали ли с другими предложениями? Документируйте процесс принятия решения.
Договор. Если покупаете регулярно или на крупную сумму, заключите договор поставки или оказания услуг. Это защитит вас при проверке.
Типичные ошибки, которые приводят к доначислениям
Мы регулярно видим одни и те же недочёты в документообороте компаний. Вот самые распространённые:
Только чеки без пояснений. Бухгалтер собирает чеки, подшивает в папку, относит на расходы. Налоговая спрашивает: «Зачем купили?» Ответа нет.
Покупки без авансовых отчётов. Директор или сотрудник тратит наличные, приносит чеки. Но авансовый отчёт не оформляют. Получается: компания не может доказать, что это её расход.
Личные покупки в составе расходов. Директор заправил личный автомобиль, чек отнёс в бухгалтерию. Машина не числится на балансе компании, путевых листов нет. Налоговая снимает расход.
Отсутствие связи с деятельностью. Компания торгует стройматериалами, а в расходах — чеки из ресторана. Как это связано с доходом? Если не объясните — не примут.
Копии вместо оригиналов. Чек выцвел, сделали копию. Налоговая требует оригинал. Его нет — расход под вопросом.
Как правильно оформлять расходы
Выстройте систему, которая защитит вас при проверке. Вот пошаговый алгоритм:
Шаг 1. Планируйте покупки
Не покупайте спонтанно. Сотрудник должен обосновать необходимость: зачем нужен товар или услуга, как это поможет бизнесу, есть ли альтернативы. Оформите служебную записку, получите согласие руководителя.
Шаг 2. Оформляйте документы при покупке
Получите максимум документов от продавца: чек ККТ, товарную накладную, акт, договор. Если покупаете у ИП или организации — запросите счёт и счёт-фактуру (если работаете с НДС).
Шаг 3. Фиксируйте получение и использование
Составьте акт приёма-передачи. Укажите, кто получил товар, проверил, передал на склад или в работу. Приложите фото, если товар крупный или специфический.
Шаг 4. Оформляйте авансовые отчёты
Если сотрудник тратит деньги подотчёт, он обязан отчитаться в течение трёх рабочих дней после возвращения из командировки или завершения задачи. Авансовый отчёт подписывает руководитель и главный бухгалтер.
Шаг 5. Храните документы правильно
Чеки ККТ выцветают. Сделайте копии, заверьте их печатью и подписью. Храните оригиналы и копии отдельно. Оцифруйте документы — это упростит поиск и защитит от утраты.
Шаг 6. Проверяйте до подачи отчётности
Прежде чем включить расход в декларацию, убедитесь: есть полный комплект документов, назначение покупки понятно, связь с деятельностью очевидна. Если сомневаетесь — лучше не рисковать.
Что делать, если чеков недостаточно
Уже включили расходы в отчётность, а потом поняли, что документов мало? Действуйте быстро:
Соберите дополнительные документы. Запросите у поставщиков накладные, акты, договоры. Многие хранят копии и могут выслать повторно.
Оформите внутренние документы задним числом. Это не идеально, но лучше, чем ничего. Составьте служебные записки, акты приёма-передачи, объяснительные. Укажите реальные даты событий.
Подготовьте письменные пояснения. Если налоговая запросит документы, объясните ситуацию. Расскажите, почему изначально оформили не полностью, какие меры приняли для исправления.
Пересчитайте налоги. Если не уверены, что расход примут — лучше исключите его из базы и доплатите налог добровольно. Это дешевле, чем спорить с налоговой и платить штрафы.
Почему это важно для бизнеса
Налоговая проверяет расходы всё тщательнее. Судебная практика показывает: формальный подход к документам ведёт к доначислениям. Дело № А40-186566/2024 — не исключение, а норма.
Цена ошибки растёт. Сняли расходы — вы платите налог на прибыль с суммы, которую могли учесть. Плюс пени за каждый день просрочки. Плюс штраф, если налоговая докажет умысел. А ещё — время на споры, нервы, отвлечение от бизнеса.
Правильное оформление расходов — это не бюрократия. Это защита ваших денег и спокойствия.
Что делать прямо сейчас
Проверьте, как у вас оформлены расходы за последние 3–6 месяцев. Ответьте на вопросы:
Есть ли у вас авансовые отчёты от всех сотрудников, которые тратят деньги подотчёт? К каждому чеку приложены пояснения: зачем купили, как это связано с бизнесом? Можете ли вы доказать, что покупку совершила ваша компания, а не частное лицо?
Если хотя бы на один вопрос ответили «нет» — это сигнал. Система документооборота требует доработки.
BERGER GROUP помогает компаниям выстроить учёт так, чтобы он выдержал налоговую проверку. Мы проводим аудит документов, находим уязвимые места, предлагаем решения. Не обещаем защитить всё и всегда, но знаем, как минимизировать риски.
Если вы хотите подойти к вопросу системно, с учётом всех требований НК РФ — свяжитесь с нами. Обсудим вашу ситуацию и найдём решение.
